Maximizarea productivității pentru echipele care lucrează remote
Tehnologia face parte din viața noastră și a adus multe inovații și schimbări atât în modul nostru de a trăi cât și în acela în care ne desfășurăm activitatea. Multiplele platforme digitale au înlocuit treptat întâlnirile lungi din sălile de ședințe, chiar și în condiții normale, dar mai ales acum, în plină pandemie de coronavirus. Acum totul s-a mutat online. Inclusiv alocarea de taskuri. Suntem la un email distanță unii de ceilalți, de colegi și chiar de clienți.
Digitalizarea a permis noi metode de gestionare a afacerilor, rupând astfel barierele tradiționale de abordare, oferind chiar și companiilor mai mici și chiar și startup-urilor șansa de a se dezvolta fără investiții prea mari. Una dintre tendințele actuale include angajarea și îndeplinirea obiectivelor de la distanță. Totuși, gestionarea unei echipe de la distanță nu este tocmai asa de simplu pe cât pare. Cel puțin la început pot exista anumite obstacole. Unele companii se tem că angajații lor nu își vor desfășura munca în mod eficient, sau chiar deloc, ca urmare a lipsei de monitorizare. De asemenea, poate interveni un sentiment de distanțare între manageri și echipă, și asta din cauza distanței dintre aceștia. Dar, cu un management adecvat, aceste riscuri pot fi transformate în avantaje.
5 cele mai importante sfaturi pentru a gestiona munca de la distanță
Următoarele practici de gestionare a echipelor de la distanță contribuie la maximizarea productivității acestora.
- Organizați echipa folosind o singură platformă digitală de colaborare
Când vine vorba despre coordonarea unei echipe de la distanță, una dintre cele mai mari provocări este comunicarea. Comunicați cu ei prin aplicații de mesagerie, le trimiteți un e-mail cu un link către un document pentru a lucra, apoi le atribuiți sarcini printr-o altă aplicație. De ce să nu folosiți o singură platformă de colaborare? Una care funcționează pentru voi, indiferent care ar fi ea. Încercați fiecare instrument de colaborare până când veți găsi unul care funcționează pentru voi. Majoritatea acestor aplicații vă permit să lucrați și de pe smartphone, chiar dacă sunteți departe de un desktop sau laptop. O variantă testată și de echipa noastră, care funcționează perfect pentru noi este Microsoft Teams. Este un hub pentru munca în echipă, ce adună laolaltă funcționalități de chat, întâlniri online, apeluri video și audio, aplicațiile Office 365 plus multe altele, toate accesibile într-un singur loc. În plus, pentru o perioadă de 6 luni o puteți testa gratuit. Pentru mai multe detalii accesați https://www.midasoft.ro/obtineti-microsoft-teams-gratuit/
- Monitorizați periodic evoluția angajaților
O raportare periodică a statusului proiectelor, mai ales pentru echipele de la distanță este extrem de importantă. Atât pentru o eventuală verificare/monitorizare a angajaților cât și pentru deblocarea situațiilor dificile, acolo unde este cazul, pentru a duce la finalizarea sarcinilor. Comunicați în mod regulat și în același timp monitorizați activitatea angajaților oferindu-le totuși flexibilitate și posibilitatea de a-si alege intervalele orare preferate, în care ei se simt mai productivi – mai ales pentru angajații din colțuri diferite ale lumii, acest aspect este deosebit de important.
Aplicațiile de monitorizare a timpului vă pot ajuta să urmăriți timpul alocat proiectelor și să generați rapoarte cu privire la performanța lor în muncă. Aplicațiile de pontaj precum Self Service aduc un plus de valoare și facilitează tot acest proces privind munca de la distanță. În acestă perioadă, când distanțarea socială este atât de importantă, o aplicație de acest gen, care să permită atât o evidență clară a orelor lucrate cât și obținerea de la distanță a adeverințelor medicale și nu numai, simplifică comunicarea între echipe.
Mai multe despre Self Service puteți afla accesând http://else.ro/self-service/
Generarea și prezentarea rapoartelor săptămânale sau lunare cu privire la progresul angajaților de la distanță îi ajută, de asemenea, să aibă o evidență clară a taskurilor, a ceea ce mai au de realizat în cadrul proiectului. Acordarea unui feedback în mod constant îi poate ajuta să își îmbunătățească munca. Oferiți-le critici constructive cu privire la munca lor și ajutați-i să găsească acele modalități prin care își pot termina în mod eficient sarcinile atribuite.
- Identificati și rezolvați problemele de subminare
Comunicarea greșită, interpretarea greșită a lucrurilor și apariția conflictelor sunt inevitabile. Însă, nerezolvate pot provoca întârzieri în proiect sau de ce nu, chiar eșuarea atingerii obiectivelor asumate.
- Acceptați schimbările și încercați noi strategii
Reticența la schimbare este unul dintre motivele pentru care o afacere poate eșua. În era vitezei, ne aflăm într-o continuă mișcare și evoluție. Apar mereu noi echipamente, noi aplicații, noi platforme de colaborare. Trebuie să fiți deschiși la sugestiile angajaților și dacă situația o cere, să acceptați schimbarea.
- Recunoașteți meritele angajaților și recompensați-i
Uneori, angajații aflați la distanță se pot simți deconectați de restul echipei. Apartenența la un grup, sentimentul de a fii parte din echipă este unul extrem de valoros. De multe ori, un simplu mail de mulțumire poate face diferența.
Cu siguranță că echipele de la distanță pot fi cel puțin la fel de eficiente ca și cele de la birou. Cu atitudinea și instrumentele de comunicare potrivite, vă puteți menține oamenii pe direcția cea bună.
